Lean Management & Confiance : rien ne vaut le terrain

Un des piliers du Lean Management est de développer les personnes à l’endroit même où elles travaillent. La responsabilité du manager est de montrer l’exemple, il se doit d’aller à leur rencontre. Par la discussion, il  les aide à identifier les problèmes, à se mettre dans une attitude  d’apprentissage et à expérimenter. Et c’est là que naît la confiance…

Comme chaque lundi matin, à 10h depuis trois mois, Maxime, Directeur du département « BGL », réunit son équipe de management constituée de 5 responsables de domaine au 1erétage du bâtiment CHA1 dans la salle « 1239 ». La réunion est rythmée. Chaque manager prend la parole à tour de rôle pour exposer son reporting soigneusement rempli dans un document power point. Il présente l’avancement global de ses projets, les difficultés rencontrées, l’humeur des collaborateurs et les trois points importants pour la semaine à venir. Les décisions sont notées dans un fichier excel.

Prendre du recul et introduire une rupture…

Tout est ok pour Sandrine en charge de la partie Achats. Puis c’est au tour d’Alexandre qui gère les projets IT. Ce dernier explique que cela fait 3 sprints (période de temps pendant laquelle on développe une partie d’un produit – exemple logiciel – sur laquelle on s’est engagé) que son équipe n’arrive pas à tenir ses engagements sans explication précise. Maxime prend du recul. Il ne veut pas mettre en porte à faux son responsable logiciel. Il estime que cette situation est une belle opportunité pour lui de mettre en pratique sa récente formation sur le Gemba[1] et pour ses managers d’entamer une phase d’apprentissage.

Aller sur le terrain pour observer…

Maxime propose d’arrêter la réunion et d’aller à la rencontre de l’équipe d’Alexandre. Ils se dirigent tous vers le 3èmeétage. Les collaborateurs sont devant leurs PC. Maxime prend le temps d’observer. Il reste silencieux et peu à peu, se fait sa propre opinion. Son premier constat : aucune information n’est visible.

Apprendre à apprendre…

Il demande alors à Alexandre de lui indiquer qui pourrait lui présenter la problématique évoquée dans son rapport. Sandrine et Alexis sont les deux développeurs choisis. Maxime se dirige vers eux et commence à leur poser des questions. A leur grande surprise, ils réalisent que le directeur cherche à mieux comprendre la situation : ils discutent tous ensemble pour se mettre d’accord sur le problème réel, sur les faits, les impacts et de possibles hypothèses quant aux causes. Maxime n’est pas là pour apporter une solution toute faite mais pour les challenger afin qu’ils développement eux-mêmes cette façon de prendre du recul et de se lancer dans une analyse de façon structurée. Il n’y a aucun signe de jugement.

Résoudre les problèmes…

La discussion permet en peu de temps de cerner le problème. Sandrine est prête à lancer un groupe de travail pour approfondir les informations évoquées dans l’échange et aller jusqu’à la résolution. Maxime leur propose de contacter deux personnes extérieures au département afin qu’elles apportent leur contribution.

Décider de changer

Alexandre prend alors conscience que, depuis les trois dernières semaines, il est tellement focalisé sur des documents à rédiger et qu’il n’a pas pris le temps de sortir de son bureau. Il dit bien « bonjour » le matin à ses équipiers mais dès qu’il a fini de faire le tour, il s’installe devant son ordinateur. Maxime se rend compte également de sa responsabilité. C’est lui qui a demandé à son responsable IT de prendre en charge la rédaction de nombreuses présentations.

Suite à cette expérience, chacun partage ce qu’il a appris de cette matinée. Ils décident de s’entrainer à aller sur le terrain. C’est essentiel.

Expérimenter…

Quatre semaines après, la situation est la suivante : le groupe de travail sur la problématique définie s’est réuni avec l’ensemble des parties prenantes. Il a analysé les raisons, a fait des essais et remonte à la cause racine. La solution déployée depuis quelques jours est régulièrement contrôlée pour assurer sa pérennité.  Enfin, 3 managers sur 5 ont fait des Gemba une fois par semaine et les équipes ont mis en place du Management visuel pour détecter au plus tôt tout dysfonctionnement.

Exemplarité, source de création de confiance…

Cette histoire est fictive mais inspirée par des situations vécues dans mon expérience professionnelle. Elle me permet d’illustrer les trois points importants que j’ai relevés dans la lecture du livre « Les employés d’abord, les clients ensuite » de Vineet Nayar :

  1. L’exemplarité du manager passe par la transparence
  2. La transparence crée la confiance grâce à la crédibilité, la fiabilité, l’intimité, et les motivations personnelles.
  3. La confiance stimule la responsabilité de chacun

Alors Managers, êtes-vous prêts à aller sur le terrain pour montrer l’exemple et développer la confiance chez vos collaborateurs ?

[1]Endroit où se passe vraiment les activités avec de vraies personnes, dans de vraies situations et à propos de vrais produits (page 17, Le Management Lean, Michael Ballé, Godefroy Beauvallet)

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